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文字处理软件WORD使用教程

发布时间:

Word 2003 是全球通用的字处理软件,适于制作各种文档,如信 函、传真、公文、报刊、书刊和简历等。
一、Word 的功能 1.编辑功能 2.排版功能 3.表格功能 4.图形处理功能 5.页面排版和邮件合并功能 6.制作网络主页 (二)字处理软件 Word 的窗口

图 5.1 Word 的基本组成部分

水*滚动条的

4 个按钮,代表 Word 的显示方式:普通

视图、页面视图,Web 版式视图,大纲视图,阅读版式。

Knowledge is power.

二、文档操作
(一)创建或打开文档 1. 创建文档
2. 打开文档
(二)输入内容 首先将插入点定位,然后在插入点输入内容。 注意: 1. 各行结尾处不要按 Enter 键,一个段落结束时才可以按此键。 2. 对齐文本时不要用空格键,用缩进方式对齐。 3. 中文输入切换按 Ctrl + 空格键,单击输入法来选择用户所 使用的输入法。 4. 输入有错时,按 Del 键删除插入点右边的错字,按 BackSpace 键删除插入点右边的错字。

5. 漏了内容,将插入点定位,在插入状态(状态栏的“改写”

为暗淡 )直接输入内容。Word 有两种编辑状态:“插入”状态和 “改写”状态。按动一下 Insert 键,或者将鼠标的光标移动到此标

志上,双击鼠标,可以将标志的现实改为黑色 状态。

,表示当前为改写

(三)保存文档

1.新文件或复制文件

2.以原文件名保存

使用“文件|保存”命令。文件第一次保存,弹出 “另存为”对 话框中。选定需要放置文件的位置,并起一个合适的名字作为文件名。 还可以使用工具栏上的快捷按钮 。



(四)选定文本 先选定后操作,选中的文本反相显示,常用鼠标操作。 块:指针定位到文本首,按下鼠标左键不放,拖曳到文本尾(Alt + 拖曳,选定矩形块) 几行:指针在选定区左边,按下鼠标左键不放,垂直拖曳几行 全部:Shift + 单击选定区左边。

请按

将选定范围扩展至

Shift + 右箭头

右侧的一个字符

Shift + 左箭头

左侧的一个字符

Shift + 下箭头

下一行

Shift + 上箭头

上一行

Ctrl + A 组合键

包含整篇文檔

Ctrl + Shift + F8 组合 纵向文本块 键,然后使用箭头键; (五)编辑文档 1.删除文本

2. 移动文本

3. 复制文本
键盘的组合键 Ctrl+C 键可以实现“复制”操作,Ctrl+V 键可以 实现“粘贴”操作。键盘的组合键 Ctrl+X 键可以实现“剪切” 操作,Ctrl+V 键可以实现“粘贴”操作。 注意:编辑文本也可以用编辑、复制、粘贴命令实现。 4. 撤销和重复 (1)撤销 对刚做的工作不满意,按撤消 恢复到先前的状态。 (2)重复 在此改变注意,重复 恢复到撤销前的状态。 (六)查找、替换、拼写检查与更正 1. 查找 2. 替换
3. 拼写检查
自动检查功能是在“工具|选项”命令的“拼写和语法”选项卡 中进行设置的,如图所示。

Word 自动标识的错误也不一定都是有问题的词或句子。实际上, 可以将这些提示作为一种参考意见。除了设置在输入过程中的自动检 查,还可以使用“工具|拼写和语法”菜单命令随时进行检查。
(七)字符格式排版 字符格式排版可以通过格式、其他格式工具栏和字体命令设置。 方法:先输入文本,在进行格式排版,先设置格式,在输入文本。 1. 格式工具栏 样式:已定义好的格式有章、节、正文、目录等。 字体:宋体、黑体、隶书等中文字体及数十种外文字体。 字号:中文八号~初号,英文 4~127 磅值。 字型:精体、斜体、粗斜体和带下划线。 美化:加边框、加底纹和缩放等 2. 其他工具栏 加底色、着重号、加删除线、排字符等

3. 字体命令
图 字体对话框 4. 格式复制 将已有的文本的格式复制到另一个个文本。 注意:单击格式刷,一次复制格式,双击格式刷,多次复制格式。 (八)段落格式排版 段落:多个文本、图形、表格、对象等。 排版:整个段落的外观,有缩进、对齐、行间距、段间距等。 1. 段落标记符 标示了段落的结束,也存储了该段落的格式。 2. 文本的对齐 对齐方式:两端对齐、左对齐、居中、右对齐、分散对齐。

3. 文本的缩进 缩进方式:首行缩进、整段缩进、悬挂式缩进、右缩进。
4. 行、段落间距
图 段落的设置还可以调整段落的行距、段落间的距离等等。这些也 都可以在“段落对话框” 中进行设置。 5. 制表符 Tab 键插入一个制表符,宽度由默认值或用户设置。 对齐方式:左对齐、居中、右对齐、小数点对齐。

设置制表符:
6. 首字下沉 使用“格式|首字下沉”命令,在对话框中选择下沉的方式等。
图 7. 查找操作 使用“编辑|查找”命令,在对话框中填写查找内容,按动“查 找下一处”按钮。
图 Word 将找到的文字用反显的方式显示。可以连续地按动“查找 下一处”按钮,Word 可以在整篇文章中进行查找。

按动“高级”按钮,可以对查找的方式进行设置,如下图所示。
图 8. 替换操作 插入和删除操作可以解决文章中的个别错误,但如果文章中同样 的错误发生在很多地方,则使用替换操作更为方便。使用“编辑|替 换”命令。
图 替换可以进行“全部替换”,也可以按动“查找下一处”按钮, 找到第一个“济南”,然后按动“替换”按钮,逐个进行替换,或按 “查找下一处”按钮跳过而不替换 9. 拼写检查和语法检查

“工具|选项”命令的“拼写和语法”标签中进行设置。还可以 使用“工具|拼写和语法”菜单命令随时进行检查。
图 10.调整字的格式 使用“格式|字体”命令,获得字体对话框实现对正文字体的各 种修饰。

图 11. 设置边界
调整边界的办法是选择“文件|页面设置”命令,或使用鼠标在 水*或垂直标尺上双击左键,打开页面设置对话框。
图 12. 分页 Word 默认的数值,即 44 行为一页。使用“插入|分隔符”命令, 选择“分隔符”对话框中的“分页符”。

图 13. 分栏 使用“格式|分栏”命令,在“分栏”对话框设置。撤消分栏或 修改分栏,仍然使用分栏对话框,选择一栏或其它格式。*均分配各 栏的内容使用“插入|分隔符”命令。
图 (九)批注和修订 1. 添加批注 使用“插入|批注”命令。在出现批注窗格输入批注,然后按动 关闭按钮关闭窗格。 2. 修改批注 使用鼠标右键弹出快捷菜单,在其中选择“编辑批注”。批注窗 格会重新显示,你可以进行修改操作。 3. 删除批注

使用鼠标右键弹出快捷菜单上的“删除批注”可以将批注删除。 4. 批注工具栏 使用“视图|工具栏|审阅”命令,打开审阅工具栏。 分别为插入批注、编辑批注、前一批注、后一批注和删除批注。其中 前一批注和后一批注可以方便地从一处批注跳跃到另一处。 5. 采用修订方式 使用“工具|修订|突出显示修订”命令,在对话框中选择。



对于修订的文字,你可以将鼠标光标移动到修订的文字中间,在

鼠标右键弹出的快捷菜单中选择“接受修订”或“拒绝修订”。审阅

工具栏上也有一组按钮

,分别是修订、前一处修订、下

一处修订、接受修订和拒绝修订。

6. 将多个文件合并

“文件|打开”命令或工具栏命令按钮 打开两个或两个以上个

文档。实际上,文件的合并就是“复制”操作的一个应用。使用“编

辑|复制”命令和使用“编辑|粘贴”命令。

将每个打开的文档同时在屏幕上显示,使用“窗口|全部重排”

命令。

7. 总体调整

使用 “视图|大纲”命令,或者使用水*滚动条左边的 按钮,

进入大纲视图,如图所示,大纲视图的编辑工具栏标注 1~7 的按钮 表示大纲文档显示到第几级标题。
图 使用 两个按钮,可以将标题提升或降低一个级别。使用鼠标 拖动也可以直接将标题提升或降低级别。将光标移动到标题前面的符 号位置,光标变成带箭头的十字,拖动符号左右移动,就可以提升或 降低标题级别。 按钮可以将某个标题降为正文样式。 使用大纲编辑工具栏中的 按钮,也可以实现标题或标题及其 中文的展开或折叠。 使用大纲编辑工具栏中的 按钮,也可以实现标题或标题及其 中文的移动。 8. 添加页眉和页脚 使用“视图|页眉和页脚”命令就可以方便地进行页眉和页脚的 编辑和插入。插入页眉和页脚是在“页面视图”方式下进行的。

图 如果想要重新编辑页眉或页脚,可以使用鼠标双击它,则重新进 入编辑状态,“页眉和页脚”工具栏重新显示。删除页眉或页脚可以 直接将其中的文字删除即可。 9. 统*贪缸质 使用“工具|字数统计”命令。
图 10. 插入目录 使用“插入|索引和目录”命令。



三、打印 使用“文件|打印预览”命令,或工具栏上的 先进行预览,然 后使用“文件|打印”命令,或工具栏上的 按钮,在对话框中设置。
图 四、 关闭与重新打开 选择“文件|关闭”命令。重新打开使用“文件|打开”命令或快 捷工具栏 按钮,在打开的对话框中找到文件,用鼠标双击文件名; 或者单击文件名,然后按动“打开”按钮。另一种办法是在资源管理 器中双击文件名,启动 Word,然后打开文件。

五、 表格 1. 使用“表格|插入”命令,选择“表格”。在对话框中,设置 要绘制表格的行、列数。
图 5.17 使用工具栏中 按钮,弹出一个 4 行 5 列的方框。鼠标在上面移 动呈现反显被选中的表格,单击鼠标左键绘制表格。
图 2. 选定表格 将鼠标移到表格左边线外空白处,光标就变成右斜箭头,按动鼠 标,选择一行。将鼠标移到表格某列的顶部,鼠标会变成向下的黑色 箭头,按动鼠标,选择一列。把鼠标移到某单元格左边缘,在光标变 为右斜箭头,按动鼠标,选中某单元。拖动鼠标可以选择多个单元格。 将鼠标的光标移动到表格中,表格的左上角出现一个 标志。单击它, 选定整个表格。

3. 调整表格 把鼠标直接放在横向或纵向表格线上,鼠标就会变成双向箭头,
直接拖动调整某行、列的宽度。 使用“表格”菜单,可以插入行、列,单元格,甚至表格。
选中已有的行、列,或单元格,使用“表格”菜单可以删除行、列, 或单元格。
移动和复制行、列与对文本的操作一致,即使用“剪切”、“复制”、 “粘贴”命令。
4. 合并与拆分 “表格|拆分单元格”,将单元格拆分成几行几列的单元格。 “表格|拆分表格”实现表格的拆分。 合并表格,只要使用退格或删除键将其中的空行删除就可以把两 个表连接到一起。 5. 绘制斜线表头 使用“表格|绘制斜线表头”命令。在对话框中表头的样式除了 一条斜线的,还有多条斜线样式。


6. 文字方向与对齐方式 单击鼠标右键弹出的快捷菜单中使用“单元格对齐方式”命令。 使用“格式|文字方向”或鼠标右键快捷菜单中的“文字方向”
命令。
图 7. 自动套用表格格式 使用“表格|表格自动套用格式”命令。
图 8. 给表格添加边框和底纹 使用“格式|边框和底纹”命令。

图 9. “表格和边框”工具栏
使用工具栏上的 按键,或“视图|工具栏|表格和边框”,打开 “表格和边框”工具栏。
图 使用这只笔在表格中的任意位置添加表格线,设置绘制一个新表 格。 橡皮按钮擦除任何一条表格线。擦除后的表格线有时呈现灰色。 灰色表格线不会被打印。 五、艺术字和图 1. 插入艺术字 使用“视图|工具栏|绘图”命令,绘图工具栏中 按钮。在对话 框中选择艺术字的样式。使用艺术字工具栏:调整艺术字的位置与大 小、旋转、形状、格式。


图 2. 插入图片 使用“插入|图片|剪贴画”命令,打开插入剪贴画对话框。

图 使用“插入|图片|来自文件”。
图 图片工具栏:调整图片的大小、位置、与文字关系、裁剪、设置 图片格式等。


3. 绘制图形

使用“视图|工具栏|绘图”命令。用绘图工具绘制图形是用各个

基本图形组合成需要的图形。常用的基本图形“直线”、“带箭头线”、

“矩形”、和“椭圆”就放置在工具栏上,可以直接点击它们就可以

使用。

2. 给图形添加文字

使用右键单击这个图形,在弹出的快捷菜单中选择“添加文字”

命令。

3. 改变线形与箭头样式。分别使用绘图工具栏的

三个按

钮。

4. 添加颜色。分别使用工具栏上

按钮。

5. 为图形添加阴影和三维效果。分别使用

两个按钮。

6. 图形的叠放关系 使用鼠标右键单击图形,在弹出的快捷菜单中选择叠放方式。

图 7. 图形的组合

按住 Shift 键,使用鼠标单击每个需要组合的图形。或者,在绘 图工具栏*炊≡穸韵蟀磁 ,光标将变成向左上倾斜的箭头,按 住鼠标左键,让拖出的虚线框框住所有要参加组合的图形。松开鼠标, 则各个图形呈现被选中状态。使用鼠标右键单击任意一个被选中的图 形,在弹出的快捷菜单中选择“组合|组合”命令。修改图形使用“组 合|取消组合”命令还原成分散图形状态。


7. 组织结构图

企划经理

企划文员 企划设计 企划执行

8.加密功能、自动保存时间间隔

9.表格转换成文本
10.插入字符/特殊字符
11、项目符号和编号
? 第一行 ? 第二行 ? 第三行 ? 第四行

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